Rol van de kwaliteitsfunctionaris binnen de organisatie
Als kwaliteitsfunctionaris zijn wij jouw partner op het gebied van kwaliteit. Wij bieden maatwerk via een vaste adviseur: iemand die de organisatie kent, regelmatig met de directie overlegt en actief meedenkt. Wij bewaken wij jullie kwaliteitsmanagementsysteem en geven richting aan de stappen die nodig zijn om kwaliteitsprocessen binnen de organisatie te borgen en te verbeteren. Uiteraard gaat dit altijd in samenspraak met jullie. Ondertussen houden jullie ons voortdurend op de hoogte van interne ontwikkelingen. Wij fungeren daarbij als sparringspartner: we denken mee, geven gevraagd en ongevraagd advies, en durven uit de dagen wanneer dat nodig is. Als kwaliteitsfunctionaris zijn wij dus geen externe partij op afstand, maar een vast en vertrouwd onderdeel van jullie organisatie.
Welke werkzaamheden kan de kwaliteitsfunctionaris uitvoeren?
De werkzaamheden van de kwaliteitsfunctionaris zijn erg divers. Dit is afhankelijk van de grootte en behoeften van jullie organisatie. In een eerste kennismaking leren we jullie organisatie beter kennen, stemmen we de behoeftes af en bepalen we gezamenlijk voor welke werkzaamheden de kwaliteitsfunctionaris aan de slag gaat. Zo kunnen wij een tijdelijke rol vervullen maar ook een langdurige samenwerking aangaan. De inzet van de kwaliteitsfunctionaris is dus maatwerk.
De kwaliteitsfunctionaris:
- Denkt mee bij het opstellen van strategisch beleid;
- Coördineert en heeft de lead in het volledige kwaliteitssysteem;
- Wordt op de hoogte gehouden van de bedrijfsontwikkelingen en bepaalt hieruit de effecten voor het kwaliteitssysteem;
- Coördineert de kwaliteitsoverleggen, bepaalt samen de inhoud en werken deze uit in kwaliteitsdocumenten;
- Borgt het kwaliteitshandboek doorlopend (updaten, nieuwe procedures etc.);
- Biedt ondersteuning bij het uitvoeren van een cliënttevredenheidsonderzoek (CTO) en/of medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO)
- Analyseert incidentmeldingen, klachten, CTO & MTO en geeft een terugkoppeling en advies aan jullie;
- Schrijft de organisatiebeoordeling;
- Voert de interne audits uit op locatie;
- Bereidt de externe audit voor;
- Is gesprekspartners bij externe audits;
- Afhankelijk van jullie wensen en behoeftes stemmen we de frequentie van Teams overleggen en locatiebezoeken af.
Uiteraard gaat bovenstaande altijd in samenspraak met jullie.
Wanneer kies je voor een kwaliteitsfunctionaris?
Er kunnen verschillende redenen zijn voor het aanstellen van een kwaliteitsfunctionaris. Bijvoorbeeld omdat je ontzorgd wil worden in het onderhouden van je kwaliteitsmanagementsysteem. De kwaliteitsfunctionaris neemt vanuit eigen kennis en ervaring de lead en onderhoudt het volledige kwaliteitsmanagementsysteem.
Ook bij verdere professionalisering of organisatiegroei kan een kwaliteitsfunctionaris meedenken en dat het kwaliteitsmanagementsysteem meegroeit met de ontwikkelingen van de organisatie.
Hoe lang is de kwaliteitsfunctionaris bij de organisatie betrokken?
Dit is afhankelijk van jullie behoeftes. De kwaliteitsfunctionaris kan een tijdelijke rol vervullen, zoals langdurige ziekte/verlof of een openstaande vacature. Een langdurige samenwerking is ook mogelijk, waarbij de kwaliteitsfunctionaris structureel ondersteuning biedt bij het onderhouden en verbeteren van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Wat verwachten wij van jou als klant?
Een prettige samenwerking is belangrijk voor het effectief bewaken en borgen van een werkend kwaliteitssysteem. We vinden het waardevol wanneer je ons actief meeneemt in wat er speelt binnen de organisatie, zodat we tijdig kunnen meedenken en ondersteunen. Wij kijken uit naar een prettige samenwerking gebaseerd op wederzijds vertrouwen.
Vragen?
Heeft u vragen of bent u geïnteresseerd in onze hulp neem dan via hier contact met ons op.
